Wer Vermögen in den Vereinigten Staaten hält oder als Erbe mit einem US-Nachlass konfrontiert wird, begegnet regelmäßig dem Begriff „Probate“. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird damit das gerichtliche Nachlassverfahren in den USA bezeichnet. Streng genommen kann „probate“ je nach Bundesstaat auch die gerichtliche Feststellung bzw. Zulassung eines Testaments meinen. In der Praxis umfasst der Begriff jedoch meist den gesamten gerichtlichen Prozess, durch den der Nachlass erfasst, verwaltet, Verbindlichkeiten berichtigt und anschließend an die berechtigten Personen verteilt wird.

Für deutsche, österreichische und schweizerische Mandanten ist besonders wichtig: Das Probate-Verfahren ist kein einheitliches US-Verfahren. Das Nachlassrecht wird überwiegend auf Ebene der einzelnen Bundesstaaten geregelt. Ablauf, Zuständigkeiten, Formerfordernisse, Fristen und Kosten können sich daher etwa zwischen Florida, New York oder Kalifornien erheblich unterscheiden. Bei internationalen Nachlässen ist eine frühzeitige Koordination mit dem Recht des letzten Wohnsitzes, dem Belegenheitsort der Vermögenswerte und gegebenenfalls dem deutschen Erb- und Steuerrecht erforderlich.

Ein Probate-Verfahren dient dazu, die rechtliche Abwicklung des Nachlasses geordnet und unter gerichtlicher Kontrolle zu ermöglichen. Typischerweise werden zunächst das Testament und dessen Wirksamkeit geprüft, soweit ein Testament vorliegt. Das zuständige Gericht bestellt sodann einen Personal Representative. Diese Person entspricht funktional häufig dem deutschen Nachlassverwalter oder Testamentsvollstrecker. Ihre genaue Stellung und Befugnisse richten sich jedoch nach dem Recht des jeweiligen Bundesstaates und nach dem Testament.

Der Personal Representative hat regelmäßig die Aufgabe,

• Nachlassvermögen zu identifizieren, zu sichern und zu verwalten
• Nachlassverbindlichkeiten und berechtigte Gläubigerforderungen zu prüfen,
• erforderliche Steuererklärungen und Verfahrensunterlagen zu veranlassen,
• den Nachlass gegenüber Banken, Behörden, Vertragspartnern und Gerichten zu vertreten
• das verbleibende Vermögen an die im Testament bestimmten Begünstigten oder, ohne wirksames Testament, an die gesetzlichen Erben zu verteilen

Ein wirksames Testament bestimmt grundsätzlich, wer Vermögen erhalten soll und wen der Erblasser als Personal Representative einsetzen möchte. Fehlt ein Testament oder wird es nicht anerkannt, greift die gesetzliche Erbfolge des zuständigen Bundesstaates. Das kann zu Ergebnissen führen, die erheblich von deutschen Vorstellungen oder vom mutmaßlichen Willen des Verstorbenen abweichen.

Das Hauptverfahren wird regelmäßig in dem Bundesstaat geführt, in dem der Verstorbene seinen letzten Wohnsitz beziehungsweise sein letztes Domizil hatte. Dort wird die sogenannte domiciliary administration eröffnet.

Befinden sich zusätzlich Vermögenswerte, insbesondere Immobilien, in einem anderen US-Bundesstaat, kann dort ein weiteres Verfahren notwendig werden: die ancillary administration. Sie dient der Abwicklung des in diesem weiteren Bundesstaat vorhandenen Nachlassvermögens. Auch wenn ein deutsches oder ausländisches Hauptnachlassverfahren besteht, ersetzt dieses ein US-Verfahren nicht automatisch.

Für internationale Mandate ist dies besonders relevant. Ein deutscher Erblasser kann etwa seinen letzten Wohnsitz in Deutschland gehabt haben, zugleich aber ein Haus oder eine Eigentumswohnung in Florida besitzen. In diesem Fall sind neben dem deutschen Nachlassverfahren häufig die spezifischen Verfahrensanforderungen Floridas für das dortige Vermögen zu prüfen. Die Anerkennung eines ausländischen Testaments, die Bestellung eines Verwalters und die Übertragung des Eigentums folgen dabei nicht automatisch deutschem Recht.

Florida kennt mehrere Formen der Nachlassabwicklung. Welche Variante in Betracht kommt, hängt insbesondere vom Umfang des probatepflichtigen Vermögens, dem Zeitpunkt des Todes, den Nachlassverbindlichkeiten und dem Inhalt eines vorhandenen Testaments ab.

The Formal Administration ist das reguläre und umfassende gerichtliche Nachlassverfahren. Sie ist insbesondere dann erforderlich, wenn die Voraussetzungen für ein vereinfachtes Verfahren nicht vorliegen oder das Testament eine solche Verwaltung verlangt.

Das Gericht bestellt einen Personal Representative, der den Nachlass verwaltet und die gesetzlich vorgesehenen Schritte durchführt. Dazu gehören regelmäßig die Benachrichtigung Beteiligter, die Abwicklung von Gläubigerforderungen, die Sammlung und Bewertung von Vermögenswerten sowie die abschließende Verteilung. Bei Immobilien, mehreren Erben, offenen Forderungen oder grenzüberschreitenden Fragen ist dieses Verfahren häufig die sachgerechte, wenn auch zeit- und kostenintensivere Lösung.